個人情報保護方針
◆ 個人情報保護方針について
OSS株式会社（以下、当社）は、ＩＴソリューション事業と自ら定めた行動規範に基づき、社会に貢献し、すべてのお客様からの信頼を得るとともに、当社への期待に応えるべく事業活動を進めていきます。
当社が事業活動を通じて皆様から取得した個人情報は、皆様の大切な財産であるとともに、当社にとっても新たな価値創造の源泉となる重要資産であることを認識して、個人情報の保護を以下の基本方針に従って適切に行います。
1. 当社は、個人情報保護法および関連するその他の法令・規範を遵守します。また当社は、『個人情報保護プログラム（以下、当社規程）』を制定し、個人情報保護マネジメントシステムを着実に実施し、維持するとともに、継続的な改善に努めます。
2. 当社は、個人情報保護に関する管理体制を確立するとともに、当社規程を役員および従業員に周知し、その遵守徹底に努めます。
3. 当社は、個人情報をお客様に明示した利用目的の範囲内で取り扱います。また、当社はお客様からご提供いただいた個人情報を、お客様の同意がある場合または正当な理由がある場合を除き、第三者に開示または提供しません。
4. 当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失、き損等の予防に努め、情報セキュリティの向上、是正を継続的に実施します。
5. 当社は、お客様からの個人情報に関するお問い合わせ、苦情、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します。
◆ 当社が保有する個人情報
| 個人情報の類別 | 個人情報名 | 利用目的 |
|---|---|---|
| 営業活動全般 | 名刺 | 当社サービスのご案内、お客様への連絡・契約・請求のために利用いたします。 |
| 受送信メール | ||
| 見積書・契約書 | ||
| 採用業務 | 履歴書 | 採用選考のために利用いたします。 |
| 職務経歴書 | ||
| 給与・雇用管理業務 | 給与関連情報 | 給与・納税のために利用いたします。 |
| 保険関連・福利厚生情報 | 保険加入・福利厚生のために利用いたします。 | |
| 雇用管理情報 | 人事管理事務のために利用いたします。 | |
| ワークフロー導入における個人データ | 社員情報 | ワークフローシステム稼動における設定 業務管理のために利用いたします。 |
| お客様への営業活動により保有する個人データ | リース予審書 リース契約書 |
オフィスシステム事業における以下の目的 のために利用いたします。 ・ 新商品のご案内や提案・販売 ・ お客様への連絡・契約・請求など ・ 注文の受付・納品など リース予審票・リース契約書はリース会社へ提供します。 |
| お客様との保守契約により保有する個人データ | 保守契約書 保証書 |
オフィスシステム事業における以下の目的 のために利用いたします。 ・ 機器の定期点検・スポット修理 ・ カウンター料請求処理 保守契約書・保証書はメーカへ提供します。 |
| ハウジング（ＡＳＰ）業務上の保有する個人データ | メールアドレス | ハウジング（ＡＳＰ）維持管理の目的 のために利用いたします。 |
| 個人情報保護のための PMS 運用業務 | 契約書及び関連書類 | PMS 運用記録のために利用いたします。 |
個人情報に関する利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止のお求めについて
弊社は、ご本人様から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止（以下、“開示等”といいます。）を求められた場合は、個人情報について社内調査を行い、遅延なくご回答させていただきます。
※ただし、開示等のご請求が以下の①～⑦に該当すると、弊社にて判断させていただいた場合にはご請求に応じることができません。
- 当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
- 当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
- 当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
- 当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの
- 請求に応じることによって、弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 利用目的の通知に関するご請求であって、既に個人情報の利用目的がご本人様の知りうる状態にあるとき
- 十分な本人確認ができない場合
ご請求は、下記の相談窓口に対して、 〈来社〉、〈お電話〉、〈 FAX 〉 のいずれかの方法でご請求ください。ご請求に必要な事項は以下の通りです。
- お名前
- ご住所
- お電話番号
- ご請求の内容
- 免許証、パスポート、写真付き住民基本台帳カードの内いずれか１点（コピー可）
- 依頼者の実印が押印された委任状（代理人によるご請求の場合）
が必要となります。
ご請求にご回答させていただくにあたって、なりすましによる個人情報の漏洩事件を防ぐため、ご本人様の確認をさせていただきます。免許証やパスポート、写真付き住民基本台帳カードのご提示をお願いしたり（目視による確認のみでコピーはいたしません）、弊社保有情報との照合をさせていただいたりすることがございますが、ご了承ください。代理人を通してのご請求の場合は依頼者と代理人の両方の本人確認が必要となります。
開示等ご請求へのご回答は書面にまとめ、ご本人の登録住所あてに書留扱いの本人限定受け取り郵便でご送付させていただきます。
一回のご請求につき、手数料として 800 円をご負担願います。切手 800 円 相当をご持参もしくは郵送願います。
また、ご請求の内容が※に該当し、ご請求に応じることができない場合にも、その旨を書面にて郵送させていただきます。
個人情報の開示等ご請求において弊社が取得した個人情報は、当該ご請求にご対応させていただくために必要な範囲で利用させていただきます。
◆ 個人情報に関する問合せ窓口
担当：個人情報保護管理者
〒550-0004 大阪市西区靱本町2丁目7番4号 シヅカビル5階
TEL ： 06-6441-4330（代表） ／ FAX ： 06-6441-4530
E-Mail：info@spacechart.co.jp
制定年月日：平成 19 年 12 月 1 日